DPAE : la déclaration à l’embauche

Autrefois nommée DUE pour déclaration unique d’embauche, la DPAE est un document indispensable à tout recrutement définitif d’un employé sous le régime social de la sécurité sociale.

Depuis 1991, la Déclaration Préalable à l’Embauche est une procédure de déclaration obligatoire pour chaque salarié qu’un employeur a l’intention d’embaucher, quelle que soit la nature ou la durée du contrat. Elle a été imposée pour lutter contre le travail clandestin. Cette formalité obligatoire et préalable à tout recrutement implique le respect de certaines règles. Ce billet vous présente les essentiels sur la DPAE.

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DPAE : qu’est-ce que c’est exactement ?

La DPAE est une procédure systématique et nominative instaurée par la loi qui oblige tout employeur à déclarer un salarié qu’il compte embaucher. Cette obligation est nécessaire, quels que soient le secteur d’activité, les conditions d’exercices de la profession et la durée d’engagement. Tout employeur est tenu de faire cette déclaration pour chacun de ses recrutements et ce, avant l’intervention de l’embauche.

Au moyen de la DPAE, tout employeur est obligé d’effectuer la déclaration de l’ensemble de ses recrutements, l’embauche de tout salarié. Cette démarche administrative permet de rassembler sur un support unique, les différentes déclarations réalisées par l’employeur avant le recrutement.

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DPAE : quelle utilité ?

La DPAE est un document très utile à l’employé. Il lui confère systématiquement des droits en matière de protection sociale. Aussi, en cas d’accident de travail, le salarié est automatiquement couvert. La DPAE ouvre à ce dernier des droits sociaux ainsi que des droits d’exonération.

Pour l’employeur, la DPAE est une obligation. Des sanctions découlent du non-respect de la loi du 31 décembre 1991. Il peut notamment être contraint à payer une pénalité s’élevant à environ 1 071 euros par salarié. D’autres sanctions plus sévères découlent du non-respect de cette obligation.

La DPAE est donc dans une certaine mesure, une protection pour l’employeur également. Elle lui permet de se mettre en conformité avec la loi et ainsi, éviter les lourdes sanctions prévues.

DPAE : qui, quand et auprès de quel organisme doit-on déclarer ?

Étant donné que la DPAE est une obligation qui incombe à tout employeur avant l’embauche, il revient à l’employeur ou au représentant de l’entreprise de faire les démarches nécessaires. Cette déclaration doit se faire avant l’embauche de tout salarié.

L’employeur doit envoyer la demande dans les 8 jours avant la date d’embauche. La réalisation de la déclaration se fait auprès de l’Urssaf. La déclaration est adressée à cet organisme dans le ressort territorial duquel se trouve l’entreprise devant embaucher le salarié.

Lorsque vous envoyez la DPAE par lettre recommandée avec Accusé de Réception, le cachet de la poste doit dater du dernier jour précédant l’embauche. La possibilité de déclaration par voie électronique est accordée aux employeurs ayant réalisé 50 DPAE au cours de l’année civile.

DPAE : quelles mentions obligatoires doivent y figurer ?

Pour qu’elle soit valable, la DPAE doit comporter certaines mentions obligatoires. Elle contient notamment les coordonnées de l’employeur et du salarié déclaré, date et heure de l’embauche ainsi que la nature et la durée du contrat. La durée de la période d’essai éventuelle dont la durée minimale dépasse 6 mois devra figurer parmi les mentions obligatoires.

DPAE : quelle obligation de l’employeur vis-à-vis du salarié ?

L’employeur a une obligation d’information vis-à-vis du salarié. Il doit, en effet, lui remettre une copie de la DPAE ou de l’accusée de réception de la poste lors de l’embauche. Le cas échéant, il doit lui remettre une copie de l’AR reçu de l’Urssaf, mentionnant les informations inscrites dans la DPAE. Lorsque le salarié a en main son contrat de travail écrit, suivi du nom de l’organisme en charge de la DPAE, l’obligation de remise est considérée comme complète.

DPAE : quelles sont les exceptions à cette obligation ?

Certaines personnes ne sont pas concernées par la DPAE. L’employeur n’est pas tenu d’effectuer une DPAE pour le stagiaire qui n’a pas la qualité d’un salarié. Il en est de même pour les adhérents au titre emploi service entreprise (TESE), au titre firmes étrangères (TFE) ou encore au chèque emploi associatif (CEA).

Les sanctions en cas de non-respect de l’obligation de DPAE

Le non-respect de l’obligation de DPAE peut entraîner des sanctions pour l’employeur. Il s’expose à une amende pouvant aller jusqu’à 2 000 euros par salarié concerné en cas d’absence ou de retard dans la déclaration. Cette sanction est applicable dès le premier jour suivant l’embauche du salarié.

Si un employeur se trouve régulièrement en infraction avec cette obligation, il encourt une peine plus sévère pouvant aller jusqu’à six mois d’emprisonnement et/ou 7 500 euros d’amende. Ces sanctions sont prévues par les articles L. 1221-10 et L. 8253-1 du Code du travail.

Pensez à bien respecter scrupuleusement cette obligation légale afin d’éviter tout risque de sanction financière ou pénale. Pour cela, pensez à bien se tourner vers des professionnels qualifiés qui sauront les accompagner dans leurs démarches administratives et leur assurer un suivi rigoureux pour éviter toute erreur lors de la réalisation des procédures administratives liées à l’embauche d’un nouveau collaborateur au sein de leur structure.

Les erreurs fréquentes à éviter lors de la déclaration DPAE

Même si la DPAE est une obligation légale, elle peut parfois poser quelques difficultés pour les employeurs. Effectivement, il existe des erreurs fréquentes à éviter lors de sa réalisation. L’employeur doit être attentif aux informations qu’il déclare sur le formulaire Cerfa n° 14738*01 qui correspond à la DPAE.

Il est primordial de mentionner correctement le type de contrat proposé au salarié ainsi que sa date d’embauche et ses coordonnées personnelles (nom, prénom, etc.). Si ces informations sont erronées ou incomplètes, cela peut entraîner un retard dans la prise en compte du dossier ou même une invalidation pure et simple par les services compétents.

Une autre erreur fréquente concerne la vérification des documents fournis par le salarié concernant son identité et son autorisation de travail. L’employeur se doit de respecter scrupuleusement les règles édictées à cet effet afin d’éviter toute sanction administrative liée au non-respect des mesures relatives au droit du travail.

Certaines erreurs peuvent découler d’une mauvaise compréhension de l’environnement juridique entourant cette obligation légale, notamment lorsque l’on ne dispose pas des connaissances nécessaires permettant de remplir tous les champs requis sur ce formulaire administratif.

Il faut donc avant tout prendre contact avec un professionnel confirmé dans ce domaine afin qu’il puisse répondre efficacement à toutes vos questions.