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Comment ajuster les charges locatives ?

Vous êtes propriétaire d’un bien immobilier en location ? Vous désirez ajuster les charges locatives, mais ignorez la démarche à suivre pour y arriver ? La régulation de ces charges est une opération qui demande le respect de certains principes. De fait, vous devez en tenir compte pour la réussir. Dans cet article, nous vous invitons à découvrir la démarche à suivre pour parvenir à ajuster vos charges locatives.

Qu’est-ce l’ajustement des charges ?

Les charges locatives, encore connues sous le nom de charges récupérables, se présentent comme des dépenses réglées au départ par le propriétaire que vous êtes. Toutefois, vous avez la possibilité d’exiger le remboursement plus tard par le locataire. Ce remboursement peut s’effectuer par fraction, afin de faciliter le paiement au locataire. L’évaluation de ces charges locatives est soumise à une régulation que vous devez nécessairement observer.

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Il est important de savoir que dans une colocation ou une location meublée, il est possible qu’aucune charge locative ne puisse avoir lieu. Mais pour cela, il faut que le bail ait été signé depuis le 27 mars 2014 et que les charges locatives y soient présentes sous la forme de forfait.

Quelle démarche adopter pour régulariser charge ?

Pour ajuster les charges locatives, vous devez commencer par définir celles qui sont à récupérer auprès du locataire. Le montant à ajuster équivaut à la différence entre les charges réelles et la provision pour charges. Cependant, il doit rester dans la période considérée. Lorsque la différence est positive, alors seulement votre locataire doit vous rembourser de l’argent au cours de cette régularisation. Par contre, lorsque la différence est négative, c’est donc vous le propriétaire qui devrez rembourser de l’argent au locataire.

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Il faut noter que le sujet est très sensible et qu’il n’existe pas vraiment de règles à suivre. Toutefois, nous conseillons d’effectuer la régularisation sur des années civiles complètes. Vous pouvez alors tenir compte des charges telles que :

  • La taxe d’enlèvement des ordures ménagères ;
  • Les charges de copropriétés ;
  • Etc.

Pour terminer, il est possible que le locataire puisse mettre fin au bail et partir au cours de l’année. Dans ce cas précis, vous serez obligé d’effectuer un prorata. Afin de mieux comprendre la démarche, vous pourriez télécharger des exemples ou des modèles d’ajustement en ligne. Généralement, ils se présentent sous forme de feuille Excel et vous permettent de prendre la maison rapidement.

Il faut noter que le calcul est relativement complexe, raison pour laquelle nous vous recommandons ces feuilles. Par ailleurs, les charges de copropriété ne sont pas à estimer une sur année civile. Leur calcul connait de légères différences.

Comment calculer les charges locatives ?

Les charges locatives sont une source de confusion pour bon nombre de propriétaires. Elles regroupent les dépenses nécessaires à l’entretien et au fonctionnement des parties communes d’un immeuble ou d’une résidence, telles que les frais liés aux ascenseurs, à l’éclairage, au chauffage collectif, etc. Il peut être difficile de comprendre comment calculer ces charges.

Pour commencer le calcul des charges locatives annuelles, vous devrez tout d’abord étudier vos factures et contrats afin de récapituler tous les montants payés pour ces services.

Une fois que vous avez rassemblé toutes les données nécessaires telles que:

  • facture EDF,
  • frais de nettoyage,
  • frais d’assurance,

vous devez additionner chaque coût enregistré sur une année civile complète. Avoir le total du coût global supporté par le propriétaire tout au long de cette durée est possible.

Il faut ensuite diviser ce total par la surface totale habitable du bâtiment concerné (parties privatives plus parties communes). À défaut d’un mètre carré communiqué dans votre contrat initial avec le locataire, la superficie totale occupée directement par lui-même doit faire foi.

Le résultat représente alors un tarif moyen théorique exprimé en euros/m2/an qui sera utilisé comme provision mensuelle à demander au locataire lorsqu’il prendra possession des lieux.

Sachez qu’il est capital de bien maîtriser les charges locatives pour éviter tout conflit entre propriétaire et locataire. Le calcul des coûts doit être fait avec beaucoup de rigueur afin d’éviter toute erreur et retard quand vient le moment de régulariser les charges annuelles.

Les erreurs à éviter lors de l’ajustement des charges locatives

Il faut prendre en compte certains éléments pour éviter les erreurs lors de l’ajustement des charges locatives. Voici quelques-unes des erreurs à éviter :

Les charges locatives doivent être calculées en fonction des tarifs réglementés, qui sont les mêmes pour tous les locataires. Il faut connaître ces coûts avant de fixer un montant.

Les charges ne doivent concerner que les espaces communs, comme le couloir ou l’ascenseur, par exemple. La facturation doit donc se faire uniquement sur cette partie commune.

Le calcul doit se baser sur la surface totale habitable du bâtiment concerné (parties privatives plus parties communes). À défaut d’un mètre carré communiqué dans votre contrat initial avec le locataire, la superficie totale occupée directement par lui-même doit faire foi.

Toutes les dépenses liées aux services fournis dans l’immeuble ou la résidence doivent être incluses dans le calcul des charges locatives afin qu’aucun frais ne soit omis.

Il est tentant pour certains propriétaires d’augmenter progressivement leurs charges sans justificatifs. Cela peut mener à des conflits avec les locataires et/ou la justice.

Le propriétaire doit être en capacité d’expliquer tous les coûts facturés, afin que le montant soit clair pour le locataire.

En tenant compte de ces erreurs courantes lors du calcul et de l’ajustement des charges locatives, il est possible d’éviter tout litige entre propriétaires et locataires concernant ces dépenses.